Einführung der E-Rechnung ab 1. Januar 2025: Alles Wichtige auf einen Blick

Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine gesetzliche Neuerung in Kraft, die für alle Unternehmen von Bedeutung ist: Digitale E-Rechnungen werden verpflichtend für in Deutschland steuerbare Leistungen. Ziel dieser Umstellung ist es, die Rechnungsprozesse effizienter, fehlerfreier und nachhaltiger zu gestalten. Hier erfahren Sie, was dies konkret bedeutet und wie Sie sich optimal darauf vorbereiten können.

Die Grundlagen: Warum E-Rechnung?

Die Entwicklung begann mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die digitale Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge einleitete. Damit wurde der Grundstein für eine standardisierte und digitalisierte Rechnungsabwicklung gelegt. Aufbauend auf diesen Erfahrungen wurde die Europanorm EN16931 verabschiedet, die nun schrittweise auf den B2B-Bereich übertragen wird.

Das Ziel ist klar:

  • Steuerbetrug bekämpfen,
  • Verwaltungskosten senken und
  • die Digitalisierung vorantreiben.

In Deutschland wurde diese Entwicklung durch das Wachstumschancengesetz vom März 2024 beschleunigt. Ab 2028 soll der B2B-Rechnungsverkehr ausschließlich digital abgewickelt werden.

Was ändert sich ab dem 1. Januar 2025?

  • Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen:
    Unternehmen müssen Rechnungen im ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus PDF-Dokument mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format, das ist eine hybride Lösung, die sowohl für Menschen als auch für Maschinen geeignet ist) oder als XRechnung (der deutsche Standard für den Austausch von Daten mit elektronischen Rechnungen in einem XML-Datensatz) annehmen und verarbeiten können. Die meisten büro+-Kunden werden vorerst das ZUGFeRD-Format favorisieren, da damit „analoge“ Prozesse beibehalten werden können.
    Achtung: rechtlich bindend ist der enthaltene XML-Datensatz, so dass gegebenenfalls alle E-Rechnungen zuerst validiert werden müssen.
  • Papierrechnungen verlieren ihre Vorrangstellung: Die E-Rechnung wird zum bevorzugten Format.

Wichtig: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen noch bis Ende 2027 Papierrechnungen ausstellen. Für alle anderen gilt die Verpflichtung ab 01.01.2027.

Die Vorteile der E-Rechnung

  • Effizienz: Durch digitale Prozesse werden Rechnungen schneller verarbeitet.
  • Fehlerreduktion: Standardisierte Formate minimieren Eingabefehler.
  • Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet mehr Umweltschutz.
  • Kosteneinsparungen: Administrative Aufgaben, wie das Suchen und Sortieren von Dokumenten, werden reduziert.

Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen vor?

  • Richten Sie eine separate E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang ein:
    • Informieren Sie Ihre Lieferanten über diese Adresse.
    • Reklamieren Sie Rechnungen, die nicht an diese Adresse gesendet werden.
  • Falls Sie vorerst „nur“ E-Rechnungen versenden wollen:
    • hinterlegen Sie die E-Mailadressen der Rechnungsempfänger in einem separaten Feld in den Kundenstammdaten
    • Registrieren Sie sich für Informationen, wann und wie die Unterstützung für den E-Rechnungsversand durch ein büro+ Update oder durch eine externe Lösung möglich sein wird.
  • Implementieren Sie ein Dokumenten-Management-System (DMS) – optional:
    • Ein DMS sorgt für die revisionssichere Speicherung Ihrer Rechnungen nach den GoBD-Vorgaben.
    • Falls Sie die Buchhaltung in büro+ nutzen, so bietet sich das microtech DMS als sinnvolle Erweiterung an.
    • Wenn Sie nicht nur die Eingangsrechnungen verarbeiten, sondern umfassend Dokumente (auch Verträge und viele weitere Dokumentenarten) verwalten möchten, so empfehlen wir ecoDMS. Diese Lösung ist flexibel, preiswert und kann problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:
    • Sensibilisieren Sie Ihr Team für die neuen Anforderungen.
    • Fördern Sie den Umgang mit digitalen Prozessen.
  • Nutzen Sie Förderprogramme:
    • In vielen Bundesländern gibt es Zuschüsse für die Digitalisierung. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

Warum ein Dokumenten-Management-System (DMS)?

Ein DMS ist der Dreh- und Angelpunkt für die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung. Es ermöglicht nicht nur die digitale Speicherung von Rechnungen, sondern auch die Optimierung Ihrer gesamten Dokumentenverwaltung.

  • Revisionssichere Archivierung: Digitale Rechnungen werden sicher für mindestens 10 Jahre aufbewahrt.
  • Zeitersparnis: Die Suche nach Dokumenten entfällt, da alle Belege automatisch verschlagwortet und archiviert werden.
  • Workflows: Belege können nahtlos zwischen verschiedenen Arbeitsschritten weitergeleitet werden.

Unsere Empfehlung, ecoDMS, bietet all diese Funktionen und vieles mehr. Es kann direkt bei uns erworben und von unserem Team implementiert werden.

Keine Panik – aber handeln Sie zeitnah!

Die Ausstellung von Papier- und einfacher PDF-Rechnungen bleiben Ende 2026 erlaubt.
Die Einführung der E-Rechnung ist kein Grund zur Sorge, sondern eine Chance, Prozesse zu modernisieren und langfristig Kosten zu sparen. Je früher Sie beginnen, desto leichter wird die Umstellung.

Haben Sie Fragen? Wir beraten Sie gern und erstellen ein individuelles Angebot, zugeschnitten auf Ihre Bedürfnisse.

Rechtsklausel

Königswinter, im Dezember 2024

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